檔案館簡介
發(fā)布日期：2005-12-07 閱讀次數(shù)：
〖第 679期 檔案館建館十周年?？?/SPAN>〗
我校1960年正式建立文書檔案室，實(shí)行黨政檔案統(tǒng)一管理。1964年籌建技術(shù)檔案工作，文革期間檔案工作中斷，1983年恢復(fù)文書檔案并成立了技術(shù)檔案室，1987年文書檔案室與技術(shù)檔案室合并，成立綜合檔案室，隸屬于校長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。與此同時，人事檔案室成立，隸屬于人事處；學(xué)生檔案室，隸屬招生畢業(yè)生分配處。1995年2月25日，成立檔案館，屬校直屬單位，由常務(wù)副校長主管。
目前，檔案館共有專職檔案人員11人，學(xué)歷都在大專以上，高級職稱4人?，F(xiàn)已建立健全了主管校長——檔案館──各學(xué)院、部處職能部門專（兼）職檔案人員三級檔案工作網(wǎng)絡(luò)，兼職檔案人員近百人。
檔案館現(xiàn)有館舍面積800余平方米。館藏13種檔案門類，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、會計(jì)、聲像、出版物、人物、設(shè)備、外事、實(shí)物檔案等。平均每年進(jìn)館檔案約5000余卷，提供利用3000余人次。截止2004年底，館藏63576卷，照片檔案6320張，底圖1256張，案卷排架總長度1088.14米。
學(xué)校已建立檔案分室兩個。
檔案館曾先后被評為兵器部文書檔案工作先進(jìn)單位；機(jī)電部貫徹“檔案法”先進(jìn)單位；北京市高等學(xué)校檔案工作先進(jìn)單位；學(xué)校綜合治理先進(jìn)單位；1998年通過兵總檔案專家組驗(yàn)收，1999年率先獲得國家檔案館授予的“國家二級檔案館”；2003年在國防科工委對我?！?11工程”“九五”建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收檢查工作中，我校檔案工作受到了國防科工委領(lǐng)導(dǎo)的好評。2004年我校檔案館當(dāng)選為北京市普通高等學(xué)校檔案研究會副理事長兼秘書長單位。
財會檔案
財會檔案是學(xué)校財務(wù)處及二級核算單位在財務(wù)管理和會計(jì)核算等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的具有保存價值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表等材料，是記錄和反映我校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料，是進(jìn)行會計(jì)監(jiān)督、分析、決策和制定計(jì)劃不可缺少的依據(jù)和條件，也是經(jīng)濟(jì)研究不可缺少的資料，是學(xué)校檔案的重要組成部分。
校檔案館對學(xué)校財會檔案工作進(jìn)行歸口管理，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
校檔案館現(xiàn)存由財務(wù)處計(jì)劃科、結(jié)算部、基建科歸檔的財會檔案主要包括：會計(jì)報表、會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、工資清冊、借款卡片等材料。
查閱財會檔案需開具證明，提出理由 ，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
實(shí)物檔案
實(shí)物檔案是指學(xué)校在重大活動和對外交流等活動中所形成的具有保存價值的實(shí)物。目前我校檔案館收集范圍主要包括：獎狀、證書、錦旗、簽到簿、題詞、印章等。
為豐富館藏，為學(xué)校保留下反映學(xué)校各個時期、各項(xiàng)工作的珍貴實(shí)物，檔案館歡迎各部門積極向館移交具有保存價值的實(shí)物。
黨群檔案
黨群檔案是學(xué)校在黨群管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料，必須由校檔案館統(tǒng)一集中管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用。
歸檔的黨群文件材料必須是辦理完畢的，反映學(xué)校黨群部門職能活動全過程的，對學(xué)校和社會具有參考作用和憑證作用及研究價值的檔案。
歸檔的重點(diǎn)：以我校形成文件材料為主。特別是全局性、綜合性的文件材料，如：黨委常委會議記錄、紀(jì)要、簡報、領(lǐng)導(dǎo)同志講話、干部任免、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表和規(guī)章制度等重要活動，以及上級機(jī)關(guān)對我校工作的指示、批復(fù)。
基建檔案
基建檔案是學(xué)校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料等?；ü芾砗晚?xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前及長遠(yuǎn)具有參考和憑證作用，反映基建管理和項(xiàng)目建設(shè)的全過程。必須由校檔案館統(tǒng)一集中管理、確保完整、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用。
歸檔的主要內(nèi)容包括：綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件，工程管理文件，施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等八個方面。歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個階段形成的不同載體，形成的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。
教學(xué)檔案
教學(xué)檔案主要負(fù)責(zé)管理學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)研究等教學(xué)活動中形成的檔案。是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，它是學(xué)校檔案的重要組成部分。特別是教學(xué)檔案涉及到學(xué)生在校學(xué)習(xí)的一些情況，是學(xué)生成長過程中的主要憑證之一。
我校教學(xué)類檔案主要包括：上級下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料和學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、教學(xué)規(guī)章制度等方面的指示、規(guī)定、辦法；本校招生計(jì)劃、生源計(jì)劃、新生錄取材料及名單；本、專科畢業(yè)生，碩士、博士及成人教育畢業(yè)生學(xué)習(xí)成績記載表；學(xué)生的學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）；學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級），以及學(xué)生處分材料；碩士、博士研究生學(xué)位審批材料和學(xué)位論文、授予學(xué)位人員名單等；各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱；各院、科、專業(yè)課程試題庫；各院各專業(yè)自編的具有保存價值的教材以及其它具有保存價值的教學(xué)文件和材料等。
外事檔案
外事檔案是指學(xué)校與外國團(tuán)體或個人在學(xué)術(shù)研究、科研合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
需要?dú)w檔的文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用；必須反映外事管理、外事活動的全過程，保證其完整、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)涉外工作職能和特點(diǎn)。其內(nèi)容包括：綜合管理出國（境）、來校任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學(xué)生工作等方面。歸檔的重點(diǎn)主要放在重大涉外和國際合作項(xiàng)目，留學(xué)生工作活動中形成的不同載體的文件材料。
我校外事檔案的歸檔部門主要由：校辦、國際交流合作處、人事處、留學(xué)生中心。外事管理部門將立好的案卷整理好，在次年的六月底前向?qū)W校檔案館移交。
行政檔案
行政檔案是在學(xué)校行政管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。需要?dú)w檔的文件材料必須是辦理完畢的反映學(xué)校行政部門的職能活動全過程的、對學(xué)校和社會具有參考和憑證作用的文件。它主要包括：行政綜合、人事、監(jiān)察、審計(jì)、武裝、保衛(wèi)、總務(wù)、檔案、圖書、文博。
歸檔范圍：（1）上級機(jī)關(guān)下發(fā)到學(xué)校的有關(guān)決定、決議等文件材料；（2）學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；（3）本校的請示、報告及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)；（4）學(xué)校下發(fā)到各個部門的規(guī)章制度、管理辦法；（5）各院、處工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表及簡報；（6）學(xué)校處級干部任免的文件材料以及職工獎勵、處分的文件材料；（7）本校職工勞動工資變動、福利等方面的文件材料；（8）本校的歷史沿革、大事記等。
科研檔案
凡在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，均屬科研檔案。
科研工作和建檔工作堅(jiān)持“四同步”管理：即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的同步。
歸檔范圍：凡是通過驗(yàn)收的、鑒定的各類科研課題均應(yīng)在驗(yàn)收、鑒定2個月后歸檔，歸檔材料按科研課題自然形成規(guī)律的順序進(jìn)行整理（包括科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等階段），由科研干事、課題負(fù)責(zé)人整理，立卷后移交校檔案館。否則，申請報獎時檔案不予蓋章，科研管理部門不得申報成果?？蒲泄芾硇圆牧嫌煽萍继庁?fù)責(zé)在規(guī)定的時限內(nèi)統(tǒng)一歸檔。
產(chǎn)品檔案
產(chǎn)品檔案（產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案）：凡學(xué)校設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料均屬產(chǎn)品檔案，必須由校檔案館集中統(tǒng)一管理。產(chǎn)品檔案工作必須與生產(chǎn)單位的計(jì)劃管理、質(zhì)量管理和崗位責(zé)任制工作緊密配合。在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)產(chǎn)品工作時，同時布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)產(chǎn)品檔案工作。
歸檔范圍：凡對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用的本校產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)活動過程中形成的文件材料均屬產(chǎn)品檔案的歸檔范圍。所歸文件材料，必須反映產(chǎn)品生產(chǎn)管理、經(jīng)營、銷售管理和產(chǎn)品生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須遵循自然形成規(guī)律。保持其有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性。
歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、經(jīng)營、銷售項(xiàng)目的計(jì)劃準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、試制與鑒定、規(guī)模生產(chǎn)六個方面。重點(diǎn)是各經(jīng)濟(jì)實(shí)體的申辦報告、審批材料、業(yè)務(wù)往來合同、經(jīng)濟(jì)財務(wù)和產(chǎn)品設(shè)計(jì)，試制、生產(chǎn)、營銷各個階段形成的不同載體、形式的文件材料。特別是全套設(shè)計(jì)、工藝圖紙、關(guān)鍵性材料。研制生產(chǎn)部門必須有專（兼）職檔案員集中管理我校的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料，負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累和整理工作。研制項(xiàng)目完成后2個月，由研制生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)、科技處資料室協(xié)助將全部資料移交校檔案館存檔。
人物檔案
人物檔案是指我校建校以來學(xué)術(shù)造詣較深，在某一學(xué)科領(lǐng)域貢獻(xiàn)突出，在國內(nèi)外教育界、科技界有一定影響的知名人物以及我校的歷屆校黨政領(lǐng)導(dǎo)的全宗檔案。這些知名人物在長期的實(shí)踐活動中直接形成的具有重要保存價值的各種載體的歷史記錄，在一定程度上反映了我校的發(fā)展歷史，以及我校各學(xué)科領(lǐng)域的發(fā)展歷史。體現(xiàn)了我校教育、學(xué)術(shù)思想及教學(xué)、科研管理水平，是我校重要的精神財富和歷史財富。
人物檔案的主要內(nèi)容包括：知名人物的生平傳記、創(chuàng)作、重要手跡、各種獲獎、任命書、聘書、重要社會活動材料、音像材料、各種評價及紀(jì)念材料、珍貴的實(shí)物用品、禮品以及對已故全宗檔案構(gòu)成者的訃告、唁函、唁電等等。
人物檔案的利用：人物檔案原則上不外借，如特殊需要，檔案館可提供復(fù)印件。向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館維護(hù)他們的合法權(quán)益。
儀器設(shè)備檔案
儀器設(shè)備類檔案是學(xué)校的重要技術(shù)儲備，是學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分。我校根據(jù)國家檔案法和校情規(guī)定：凡屬學(xué)校固定資產(chǎn)的、價值在二十萬以上的儀器設(shè)備，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的具有保存、利用價值的文字、圖表、聲像載體材料、以及隨機(jī)材料，均屬設(shè)備檔案。各儀器設(shè)備管理和使用部門要收集、整理好從申購至使用過程中直接形成的這些重要材料，按時向設(shè)備檔案管理部門移交歸檔，任何單位和個人均不能據(jù)為己有。
設(shè)備檔案主要內(nèi)容包括：1.綜合管理2.儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料3.開箱驗(yàn)收4.安裝調(diào)試5.運(yùn)行維修6.隨機(jī)資料等六個方面，重點(diǎn)是儀器設(shè)備項(xiàng)目的申購報告，論證報告，上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，購置合同，設(shè)備進(jìn)口免稅證明，開箱記錄和裝箱單，安裝調(diào)試記錄和雙方簽字文件，驗(yàn)收報告，索賠來往函件，設(shè)備全套隨機(jī)材料，設(shè)備履歷表等。
出版社檔案
出版物類檔案是國家科技文化和學(xué)校教學(xué)、科研發(fā)展的歷史記錄，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。凡學(xué)校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等載體材料，均屬出版物類檔案。
我校出版物類檔案主要包括綜合管理文件、出版物的樣書、原稿、審稿材料等。我校出版社的出版物類檔案由出版社檔案分室進(jìn)行二級管理。
聲像檔案
聲像檔案是學(xué)校各種活動形成，以專門載體記錄有保存價值各種音響、畫面。聲像檔案包括照片、錄音帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤和配套的文字材料。上述材料是要按照一定原則和方法，經(jīng)過加工整理才能形成聲像檔案。聲像檔案形象活潑，有很高利用價值，是很好宣傳教育材料。
